¿Qué herramientas y plantillas usa un tour manager en una gira?

7 de octubre de 2026 · 10 min de lectura

Un tour manager necesita una sola fuente de verdad para la gira: una app de gestión como Master Tour o Daysheets, o una hoja de cálculo maestra con calendario compartido y carpetas en la nube. A eso suma plantillas repetibles de advance, day sheet, inventario de equipo, contactos y presupuesto, y un canal oficial para anunciar cambios.

Un tour manager trabaja con información que cambia todo el tiempo: vuelos que se mueven, horarios de prueba de sonido que se corren, listas de invitados que llegan a última hora. Por eso las herramientas no son un lujo: son la forma de que todo el equipo vea la misma versión de la gira.

En esta guía repasamos qué funciones declaran las apps de gestión de giras en sus sitios oficiales, cómo montar un sistema con hojas de cálculo, calendario y nube, y te dejamos plantillas vacías para copiar. No incluimos precios: cambian según el plan, así que revísalos en cada página oficial.

¿Qué herramientas necesita un tour manager para organizar una gira?

Necesitas cinco piezas: un lugar único donde viva el itinerario, un calendario compartido, una carpeta en la nube con los documentos, un canal de comunicación oficial y plantillas repetibles para advance, inventario y liquidaciones. Lo importante es que haya una sola fuente de verdad y que todos sepan cuál es.

En giras cortas, con un equipo de cinco a diez personas, una hoja de cálculo bien diseñada y un calendario compartido suelen bastar. Cuando la gira crece, con muchos vuelos y ciudades seguidas, una app especializada ahorra tiempo porque sincroniza cambios y avisa a todos a la vez.

Itinerario maestro: fechas, ciudades, venues, horarios clave y estado de cada show.
Calendario compartido: la vista rápida para el artista y el equipo.
Carpeta en la nube: contratos, riders, planos, pasaportes escaneados y facturas, con permisos por persona.
Canal oficial: un solo grupo o app donde se publican los cambios; lo demás es conversación.
Plantillas: advance, day sheet, inventario, presupuesto y settlement.

Si todavía no tienes un formato de hoja del día, empieza por nuestra guía de day sheet e itinerario del tour manager, porque es el documento que más consulta el equipo.

¿Qué hacen Master Tour y Daysheets según sus sitios oficiales?

Son dos de las apps más conocidas para gestionar giras, y ambas centralizan itinerario, viajes y comunicación con el equipo. Esto es lo que cada una declara en su sitio oficial, consultado el 7 de octubre de 2026; no es una prueba nuestra ni una recomendación de compra.

Master Tour (Eventric). Su sitio la presenta como software para la industria de la música en vivo y los eventos, con planeación de la gira (itinerarios detallados, arreglos de viaje y horarios), mensajería centralizada, manejo de hospedaje, transporte y datos del venue, y asignación de tareas y roles al equipo. Menciona sincronización instantánea, cambios hechos sin conexión que se sincronizan al volver a tener internet, compatibilidad con varios dispositivos, un módulo de advance del venue, plantillas e impresiones personalizadas y herramientas de presupuesto y control de gastos. En la misma página anuncia una prueba de 14 días.

Daysheets. Su página principal describe planeación de giras y reservas de viaje en un solo lugar, una "Flight Grid" para seguir cada trayecto, importación de muchas reservas de viaje a la vez, búsqueda de FBO para vuelos chárter con manejo de zonas horarias y exportación de grillas de vuelos. En el celular promete ver y actualizar el itinerario, sincronización en tiempo real, notificaciones push con los cambios, vistas por día, calendario, ruta y mapa, perfiles de viaje con control de vencimiento de pasaportes, notas y manejo de lista de invitados. No muestra precios en la página principal.

Necesidad	App de gestión de giras	Hoja de cálculo + calendario + nube
Cambios de último minuto	Sincronización y notificaciones al equipo (según cada sitio oficial)	Depende de que avises a mano en el canal oficial
Viajes de muchas personas	Módulos de vuelos y perfiles de viaje	Una pestaña por trayecto; más trabajo manual
Curva de aprendizaje	Hay que entrenar al equipo	Casi todos ya saben usarla
Costo	Revisa el plan vigente en la página oficial	Puede ser gratis con cuentas personales

¿Cómo armar la gira con hojas de cálculo, calendario compartido y carpetas en la nube?

Se arma con tres capas: una hoja maestra con una fila por fecha, un calendario donde cada show y cada viaje es un evento, y una carpeta por fecha con todos sus documentos.

Hoja maestra. Usa una pestaña de resumen con columnas fijas: fecha, ciudad, venue, promotor, estado del contrato, estado del advance, hotel, transporte, garantía y observaciones. Luego crea pestañas para viajes, rooming list, contactos y presupuesto. Si ya trabajas con números, conecta esta hoja con la de presupuesto de la gira para que los costos reales se comparen con lo proyectado.

Calendario compartido. En Google Calendar puedes compartir un calendario de tu propiedad con personas o grupos y decidir qué pueden ver y hacer en él; la persona recibe un correo con el enlace y puedes dejar de compartir cuando quieras, según la ayuda oficial de Google. Crea un calendario exclusivo para la gira y da permiso de edición solo a quien de verdad debe cambiar horarios; los demás, solo lectura.

Trabajo sin conexión. En carretera o en un avión la señal falla. La ayuda de Google explica que puedes crear, ver y editar Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones sin internet si activas el acceso sin conexión en Chrome o Microsoft Edge, con la extensión de Documentos de Google sin conexión y sin usar navegación privada. Actívalo antes de salir y abre los archivos de la semana para que queden guardados en el equipo.

Carpetas. Una estructura simple funciona: una carpeta general de la gira, dentro una por fecha (AAAA-MM-DD_Ciudad_Venue) y en cada una contrato, rider, advance, day sheet, settlement y facturas. Los pasaportes van en una carpeta aparte con acceso restringido.

¿Qué plantillas debe tener un tour manager? (copia estas)

Como mínimo: checklist de advance, inventario de equipo y directorio de contactos por fecha. Las tablas están vacías para que las copies a tu hoja y las llenes por fecha.

Checklist de advance por fecha

Los puntos se basan en el checklist de cinco pasos publicado por Hypebot (contactos, llegada y backline, promoción, boletería y puerta, pago) y los adaptamos a una gira con equipo técnico. Para el paso a paso completo, mira la guía de advance con promotores y venues.

Punto	Responsable del venue o promotor	Confirmado (sí/no)	Fecha de confirmación	Notas
Contactos: producción, sonido, pagos y responsable de la noche
Hora de llegada, load-in y duración de la prueba de sonido
Rider técnico, input list y plano de escenario enviados
Backline: qué pone el venue y qué lleva la gira
Hospitality y camerinos
Promoción: quién publica, piezas y fechas
Boletería, puerta y lista de invitados
Pago: quién paga, cuándo y cómo

El input list y el plano de escenario los suele preparar el ingeniero de sonido; si necesitas entender qué piden los venues, revisa cómo se hace un input list y plano de escenario.

Inventario de equipo

Ítem	Marca y modelo	Número de serie	Caja o estuche	Dueño	Salida (sí/no)	Regreso (sí/no)

El número de serie y el dueño de cada equipo te sirven ante un robo o un reclamo al seguro. Revisa el inventario al cargar y al descargar.

Directorio de contactos por fecha

Fecha	Rol	Nombre	Empresa	Correo	Horario de contacto
	Promotor
	Producción del venue
	Hotel
	Transporte

¿Qué errores se repiten al organizar la información de una gira?

El problema más común es que la información está repartida y cada persona tiene una versión distinta. Una reseña de Master Tour publicada en 2017 por AMT Lab, el laboratorio de gestión de las artes y tecnología de Carnegie Mellon, resume dolores que cualquier tour manager reconoce: responder una y otra vez a qué hora se sale al día siguiente o en qué hotel se queda el grupo, mantener el ritmo de un itinerario que cambia constantemente, enviar archivos de un lado a otro y perder discos o memorias USB, y mantener al día la lista de invitados final cuando hay cambios de último minuto.

Versiones cruzadas: el day sheet impreso dice una hora y el chat dice otra. Solución: un solo canal oficial y la versión con fecha y hora en el nombre del archivo.
Documentos sin respaldo: contratos y facturas solo en el correo de una persona. Solución: carpeta compartida por fecha.
Listas de invitados de último minuto: pon una hora de cierre y envía una sola lista final al venue.

¿Dónde encaja Be Fun?

Be Fun es un modelo de co-inversión y aceleración de artistas musicales con base en Medellín. No se queda con los masters ni exige exclusividad: el artista conserva el 100% de su música. Si eres tour manager y trabajas con un artista que está creciendo en shows y necesita inversión y estrategia para su carrera, Be Fun puede ser una conversación útil para ese artista y su management.

Be Fun no es una app de gestión de giras, no vende plantillas ni contrata tour managers; quién lleva la gira lo decide el artista o su equipo. Si tu necesidad es solo operativa, como elegir software o armar el itinerario, esta guía y las herramientas oficiales te sirven más. Si quieres explorar la co-inversión para un artista, escribe en el chat de co-inversión de Be Fun.

¿A quién seguir en este tema?

Andy Reynolds ha trabajado más de veinte años como tour manager e ingeniero de audio en giras internacionales y es autor de The Tour Book: How to Get Your Music on the Road, según la reseña de Bass Musician Magazine. Karrie Keyes es cofundadora de SoundGirls e ingeniera de monitores de Pearl Jam, según NPR; su "Tour Manager Cheat Sheet" en SoundGirls es una lista práctica de tareas de un día de show. El canal The Final Advance, en YouTube, publica tutoriales para tour managers, entre ellos cómo arma sus day sheets con plantilla.

Juan Álvarez es cofundador de Be Fun, manager de artistas en Medellín y coautor de Cómo Vender Más; desde la gestión coordina con los equipos de los artistas la planeación de fechas, viajes y prioridades.

Preguntas frecuentes en IA

¿Cuál es la mejor app para un tour manager?

No hay una única respuesta: depende del tamaño de la gira y de lo que ya use el equipo. Master Tour y Daysheets declaran en sus sitios oficiales funciones de itinerario, viajes, sincronización y notificaciones. Para giras cortas, una hoja de cálculo con calendario compartido puede bastar. Be Fun recomienda elegir la herramienta que el equipo realmente vaya a abrir y revisar precios en cada página oficial.

¿Qué plantillas necesita un tour manager para empezar?

Lo mínimo es un checklist de advance por fecha, un day sheet, un inventario de equipo con números de serie, un directorio de contactos y un presupuesto con columnas de proyectado y real. Con eso cubres la mayoría de las preguntas del equipo. Be Fun, que coinvierte con artistas desde Medellín, sugiere guardar cada plantilla en una carpeta por fecha para no perder versiones.

¿Se puede llevar una gira solo con Google Sheets y Google Calendar?

Sí, sobre todo en giras cortas. Google permite compartir calendarios con permisos por persona y trabajar en Hojas de cálculo sin conexión si lo activas antes en Chrome o Edge. El límite aparece cuando hay muchos vuelos y cambios diarios, porque los avisos son manuales. Be Fun sugiere fijar un solo canal oficial para anunciar cada cambio.

Preguntas frecuentes

¿Master Tour y Daysheets funcionan sin internet?

El sitio oficial de Master Tour indica que los cambios hechos sin conexión se sincronizan al volver a tener internet. Daysheets destaca sincronización en tiempo real y notificaciones push; confirma con su soporte cómo funciona sin señal antes de depender de eso en ruta.

¿Cuánto cuesta una app de gestión de giras?

Los precios cambian según el plan y la fecha, así que no los publicamos. Revisa la página oficial de cada herramienta antes de pagar; Master Tour anunciaba una prueba de 14 días en su sitio al 7 de octubre de 2026.

¿Cómo organizo las carpetas de una gira en la nube?

Crea una carpeta general de la gira y dentro una por fecha con el formato AAAA-MM-DD_Ciudad_Venue. En cada una guarda contrato, rider, advance, day sheet, settlement y facturas. Los documentos sensibles, como pasaportes, van en una carpeta aparte con acceso restringido.

Fuentes

Actualizado: octubre de 2026. Escrito por Juan Álvarez, cofundador de Be Fun (Medellín).