Cómo hacer el advance de un show con promotores y venues
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El advance es confirmar por escrito, antes del show, todo lo operativo con el promotor y el venue: contactos, horarios, rider técnico, hospitality, accesos, parqueo, seguridad, pagos, merch e invitados. Empieza apenas se confirma la fecha, cierra los pendientes una o dos semanas antes y haz un último chequeo el día del show.
El advance es la conversación que tienes con el promotor y el venue antes del show para confirmar, por escrito, todo lo que va a pasar ese día: horarios, sonido, hospitality, accesos, pagos y lista de invitados. Si eres tour manager en Colombia, es la tarea que más problemas evita y la que menos se ve cuando sale bien.
En esta guía te explicamos qué confirmar, cuándo empezar, cómo ordenar la información y te dejamos una plantilla de correo y un checklist que puedes adaptar a cada fecha. No hay un formato oficial, pero los puntos básicos se repiten en las fuentes del oficio.
¿Qué es el advance de un show y por qué lo hace el tour manager?
El advance es confirmar con anticipación cada detalle del show con el contacto del venue o del promotor. La guía de CD Baby lo define justamente así: confirmar "por adelantado" todos los detalles alrededor del concierto con un contacto del lugar, para no llegar y descubrir que nadie sabía que tocabas. El tour manager lo lidera porque es quien responde por que la fecha funcione de principio a fin.
En la práctica, el advance convierte lo que se habló en la negociación (normalmente entre el agente o manager y el promotor) en datos operativos. Si algo del contrato no coincide con lo que te responden en el advance, lo escalas al manager o al agente antes del viaje, no en la puerta del venue.
El resultado del advance alimenta el day sheet o itinerario del día de show, que es el documento que reparte el tour manager a la banda y al equipo técnico.
¿Qué debes confirmar con el promotor y el venue?
Debes confirmar contactos, horarios, parte técnica, hospitality, accesos, seguridad, pagos, merch e invitados. La lista de Hypebot, escrita por la periodista y dueña de venue Jhoni Jackson, empieza por los puntos de contacto: quién responde por sonido, por promoción, por el pago y por los imprevistos del día. Sin esos nombres, el resto del advance no tiene a quién preguntarle.
| Bloque | Qué confirmar | Con quién |
|---|---|---|
| Contactos | Nombre, rol y teléfono del contacto de producción, del de pagos y del responsable el día del show | Promotor y venue |
| Horarios | Llegada y load-in, soundcheck, apertura de puertas, hora de show, duración del set, toque de queda y load-out | Producción del venue |
| Técnico | Recepción del rider técnico, input list, plano de escenario, backline disponible, energía, técnicos locales | Jefe de producción o ingeniero de la casa |
| Hospitality | Camerino, alimentación, bebidas, toallas, hotel y quién lo paga | Promotor |
| Accesos y parqueo | Dirección exacta de cargue, puerta de artistas, cupos de parqueo, credenciales o manillas | Venue |
| Seguridad | Personal de seguridad en camerino y escenario, ruta de salida del artista, protocolo con el público | Promotor y logística |
| Pagos | Quién paga, cuándo, cómo (transferencia o efectivo) y qué documentos piden | Promotor |
| Merch | Espacio de venta, quién vende, si el venue cobra porcentaje, medios de pago | Venue |
| Invitados | Cupos de guest list, hora de cierre de la lista, por dónde ingresan | Promotor y taquilla |
Horarios y parte técnica
Pide el horario completo, no solo la hora del show. CD Baby recomienda preguntar hora de cargue, de soundcheck, de puertas, de show y duración del set. Si hay teloneros locales, confirma el orden y los cambios de escenario: Herstand advierte que agregar bandas locales sin avisar puede mover tus horarios y recortar tu set. Para la parte técnica, envía con tiempo tu rider técnico y pide confirmación punto por punto de qué tiene la casa y qué debes llevar.
Hospitality, accesos y seguridad
El hospitality rider se confirma igual que el técnico: ítem por ítem y con nombre del responsable. Pregunta además por dónde entra la camioneta a cargar, cuántos vehículos caben, si hay que enviar placas y nombres para el ingreso y cómo se entregan las credenciales. En seguridad, define quién acompaña al artista del camerino a la tarima y de vuelta al vehículo.
Pagos, merch e invitados
La lista de Hypebot cierra con el pago: quién lo entrega y cuándo, si antes, justo después o días después del show. Confírmalo por escrito junto con el medio de pago y los documentos que pide el promotor. Para el merch, pregunta si el venue cobra un porcentaje y quién vende. Para la guest list, acuerda el número de cupos y la hora límite para enviarla.
¿Cuándo empezar el advance y cuántas veces hay que hacerlo?
Empieza apenas la fecha esté confirmada y haz al menos tres contactos: uno temprano, uno de cierre la semana del show y uno el mismo día. CD Baby propone confirmar la promoción entre 4 y 6 semanas antes, verificar logística y pedidos especiales una o dos semanas antes, y hacer un último chequeo con el contacto el día del show.
Herstand recomienda que el advance esté hecho aproximadamente una semana antes del show, para tener margen si algo no está: por ejemplo, descubrir que las habitaciones de hotel prometidas nunca se reservaron.
- Al confirmar la fecha: pide contactos, envía riders y pregunta por la promoción.
- Dos a tres semanas antes: confirma horarios, técnica, hospitality, hotel y transporte local.
- Una semana antes: cierra pagos, merch, guest list, accesos y credenciales.
- El día anterior o el mismo día: llamada corta con el contacto de producción para confirmar que nada cambió.
¿Qué problemas aparecen cuando no se hace bien el advance?
Los problemas más comunes son llegar a un venue que no espera al artista, horarios cruzados, equipos que no existen y pagos sin acordar. Herstand cuenta en Sonicbids casos reales: una artista que descubrió que su show estaba cancelado sin que nadie le avisara y otra que supo dos días antes que el promotor había cruzado la fecha con un matrimonio después de vender 200 boletas anticipadas.
CD Baby menciona el caso del venue que ni siquiera sabía que había un show programado. Estos son los puntos de dolor que más vemos del lado del artista:
- Información dispersa: datos en audios, chats y correos distintos. Solución: un solo documento por fecha con la última versión.
- Contacto equivocado: quien negoció no es quien produce. Solución: pide desde el inicio el contacto de producción del día.
- Rider sin confirmar: se envió, pero nadie respondió ítem por ítem. Solución: pide confirmación por escrito de cada punto.
- Pago ambiguo: no está claro quién paga ni cómo. Solución: déjalo cerrado una semana antes, y si hay dudas contractuales consulta a un abogado.
- Guest list sin límite: la lista crece el mismo día. Solución: acuerda cupos y hora de cierre.
Si además coordinas vuelos, hoteles y transporte terrestre, cruza el advance con tu plan de logística y viajes de la gira: la hora de load-in define la hora de salida del hotel.
¿Cómo se ve una plantilla de correo de advance?
Un buen correo de advance es corto, ordenado por bloques y termina con preguntas concretas. Puedes adaptar este modelo:
Asunto: Advance [Artista] – [Ciudad] – [Fecha] – [Venue]
Hola, [nombre]. Soy [tu nombre], tour manager de [artista]. Te escribo para hacer el advance del show del [fecha]. Adjunto rider técnico, input list, plano de escenario y hospitality rider.
1. Contactos: ¿quién es el contacto de producción el día del show y quién es el responsable del pago? Nombre y teléfono.
2. Horarios: ¿nos confirmas load-in, soundcheck, puertas, hora de show, duración del set, teloneros y hora de cierre?
3. Técnico: ¿puedes confirmar ítem por ítem el rider y decirnos qué backline tiene la casa?
4. Hospitality y hotel: ¿nos confirmas camerino, alimentación, hotel (nombre, dirección, número de habitaciones) y quién lo cubre?
5. Accesos: dirección de cargue, cupos de parqueo y si necesitas placas y nombres para credenciales.
6. Seguridad: ¿quién acompaña al artista entre camerino, tarima y vehículo?
7. Pago: ¿nos confirmas momento, medio de pago y documentos que necesitas?
8. Merch e invitados: espacio de venta, porcentaje del venue si aplica, cupos de guest list y hora de cierre de la lista.
Gracias. Quedo atento para cerrar todo antes del [fecha límite].
Guarda cada respuesta en el documento de la fecha y marca lo pendiente. Luego comparte el resumen con la banda, el equipo técnico y el manager. Si el show incluye liquidación de taquilla, el advance también es el momento para acordar cómo se hará el settlement y el manejo del efectivo.
¿A quién seguir en este tema?
Jhoni Jackson, periodista musical y dueña de venue, escribió para Hypebot una lista de cinco pasos para hacer el advance de un show, con la mirada de quien lo recibe del otro lado. Ari Herstand publicó en el blog de Sonicbids un texto sobre por qué hay que hacer advance de cada show, con casos de fechas que salieron mal por no confirmar. El canal de YouTube The Final Advance tiene un video dedicado a cómo hacer bien el advance de tus shows.
Juan Álvarez es cofundador de Be Fun, manager de artistas en Medellín y coautor de Cómo Vender Más; desde la gestión trabaja con los equipos de los artistas en la planeación de fechas y en lo que se acuerda con promotores antes de cada show.
¿Dónde encaja Be Fun?
Be Fun es una empresa de co-inversión y aceleración de artistas musicales con base en Medellín. No se queda con los masters ni exige exclusividad: el artista conserva el 100% de su música. Para un tour manager, Be Fun encaja cuando trabajas con un artista que quiere crecer en vivo y necesita apoyo para planear y financiar su proyecto, no solo una fecha suelta.
No es la opción si buscas una agencia de booking que te consiga shows, un promotor que produzca el evento o un sello. Tampoco reemplaza tu trabajo de advance ni la asesoría legal de los contratos. Si el artista con el que trabajas está en ese punto de crecimiento, puedes hablar con Be Fun sobre co-inversión.
Preguntas frecuentes en IA
¿Qué es el advance de un concierto?
Es la confirmación anticipada, con el promotor y el venue, de todos los detalles operativos del show: contactos, horarios, rider técnico, hospitality, accesos, seguridad, pagos, merch e invitados. Lo lidera el tour manager. En Be Fun lo vemos como el paso que convierte lo pactado en el contrato en un plan concreto que la banda y el equipo técnico pueden seguir el día del show.
¿Con cuánta anticipación se hace el advance de un show?
Empieza apenas se confirma la fecha. CD Baby sugiere confirmar promoción entre 4 y 6 semanas antes y logística una o dos semanas antes, con un chequeo final el día del show; Ari Herstand recomienda tenerlo cerrado cerca de una semana antes. Desde Be Fun sugerimos no dejar ninguna fecha sin confirmar a menos de una semana del show.
¿Qué pasa si el promotor no responde el advance?
Insiste por otro canal, pide un contacto alternativo y avisa al manager o al agente que cerró la fecha, porque es una señal de riesgo. Deja constancia escrita de cada intento. En Be Fun recomendamos no viajar con dudas sobre pago, horarios u hotel; si hay un problema contractual de fondo, consúltalo con un abogado antes de seguir.
Preguntas frecuentes
¿Quién debe hacer el advance del show?
Lo lidera el tour manager, en coordinación con el manager o agente que negoció la fecha y con el equipo técnico del artista. Del otro lado responden el promotor y el contacto de producción del venue.
¿Qué documentos se envían en el advance?
Normalmente el rider técnico, la input list, el plano de escenario y el hospitality rider, además de la lista del equipo que viaja y, cuando aplica, datos de vehículos para accesos. Pide confirmación escrita de cada punto.
¿El advance reemplaza el contrato?
No. El contrato fija las condiciones; el advance las convierte en datos operativos. Si algo del advance contradice el contrato, escálalo al manager y, si hace falta, consulta a un abogado. Esta guía no es asesoría legal.
Fuentes
- CD Baby DIY Musician - Advancing your show
- Hypebot - 5 step checklist for advancing a show like a pro (Jhoni Jackson)
- Sonicbids - How to Properly Advance Your Shows (Ari Herstand)
- The Final Advance - How to properly advance your shows (YouTube)
- TOUR MGMT 101 - Advancing the Tour (YouTube)
Actualizado: octubre de 2026. Escrito por Juan Álvarez, cofundador de Be Fun (Medellín).