Cómo hacer el day sheet y el itinerario de una gira musical

6 de octubre de 2026 · 9 min de lectura

El day sheet es la hoja diaria de la gira: viaje, load-in, soundcheck, puertas, horario del show, curfew, hotel, venue y contactos. Se arma después del advance con el promotor, a partir del itinerario general. Puedes hacerlo en apps como Master Tour o Daysheets, o en una hoja de cálculo, y compartirlo por un solo canal.

En una gira, el day sheet es el documento que todo el equipo abre primero en la mañana. Dice a qué hora sale el bus, a qué hora se carga el equipo, cuándo es la prueba de sonido, cuándo abren puertas y a quién llamar si algo falla. Si está bien hecho, nadie te pregunta lo mismo diez veces. Si está mal hecho, el día se llena de llamadas, retrasos y gente perdida.

Esta guía es para ti, tour manager o persona del equipo de un artista colombiano que tiene que organizar las fechas. Vas a ver qué debe tener un day sheet, cómo se diferencia del itinerario general, qué herramientas existen y cómo compartirlo para que el equipo lo use de verdad.

No hay un formato oficial ni una norma en Colombia sobre cómo debe verse un day sheet. Lo que hay son prácticas que se repiten en la industria y herramientas creadas por gente que ha trabajado en giras. De ahí sale lo que te proponemos.

¿Qué es un day sheet y en qué se diferencia del itinerario de gira?

El day sheet es la hoja de un solo día: horarios, lugares y contactos de esa fecha. El itinerario de gira es el documento completo: todas las fechas, ciudades, vuelos, traslados y hoteles de principio a fin. Uno se arma a partir del otro. El itinerario te da la vista general para planear; el day sheet es la versión operativa que el equipo consulta hora por hora.

En la práctica, el itinerario se arma semanas antes con el management y el booking, y se va ajustando. El day sheet de cada fecha se cierra después del advance, es decir, la conversación previa con el promotor y el venue en la que confirmas horarios, accesos, técnica y hospitality. Si todavía no tienes la ruta clara, primero define el presupuesto: aquí explicamos cómo armar el presupuesto de una gira, porque la ruta y el presupuesto se ajustan mutuamente.

¿Qué debe incluir un day sheet de gira?

Un day sheet debe incluir todo lo que una persona del equipo necesita para llegar a tiempo al lugar correcto ese día. El glosario de Daysheets, una plataforma de gestión de giras, lo resume en seis bloques: viaje (lobby call, salida del bus, tiempo de recorrido, datos de aeropuerto), venue (nombre, dirección, capacidad, acceso de carga, wifi), horario del show (load-in, soundcheck, puertas, horarios de teloneros y artista principal, curfew), hospedaje y catering, contactos clave y notas adicionales. Adaptado a una fecha en Colombia, quedaría así:

Encabezado: fecha, ciudad, nombre del evento y del venue con dirección completa.
Viaje: hora de encuentro en el lobby del hotel, hora de salida, tiempo estimado de recorrido y, si hay vuelo, aerolínea, número de vuelo, hora de presentarse en el aeropuerto y quién viaja.
Horarios del venue: load-in (llegada y carga de equipos), soundcheck, cena o catering, puertas, horario de cada show, set del artista y curfew (la hora límite en que debe terminar el sonido).
Técnica: quién es el proveedor de sonido, qué consola hay y si se recibió la input list y el plano de escenario.
Hospedaje: hotel, dirección, número de confirmación y hora de check-in y check-out.
Contactos: representante del promotor, jefe de producción del venue, stage manager, transporte y tu propio número como tour manager.
Notas: entrevistas, meet and greet, invitados, clima, código de vestuario o cualquier cambio del día.

Una regla útil: si una persona del equipo te pregunta algo que no está en el day sheet, agrégalo para la siguiente fecha. El documento mejora con cada show.

¿Qué herramientas sirven para hacer el day sheet y el itinerario?

Hay dos caminos: una aplicación especializada en giras o una hoja de cálculo compartida. Las dos funcionan; la elección depende del tamaño del equipo, del número de fechas y de cuánto quieras automatizar.

Opción	Qué ofrece según su sitio oficial	Cuándo conviene
Master Tour (Eventric)	Itinerarios, viajes y horarios en un solo lugar, información centralizada para el equipo, acceso desde el celular y edición sin conexión que se sincroniza al volver a tener internet.	Giras con muchas fechas y equipos grandes que necesitan un estándar de la industria.
Daysheets	Agenda e itinerario de la gira, cuadro de vuelos, lista de invitados, perfiles de viaje, sincronización en tiempo real y vistas distintas según el rol de cada persona.	Equipos que viajan mucho en avión y quieren controlar quién ve qué.
Hoja de cálculo en la nube	Una pestaña por día, plantilla reutilizable y enlace compartido con permisos de solo lectura.	Giras cortas, equipos pequeños o cuando estás empezando.

No incluimos precios porque cambian y dependen del plan; revísalos en el sitio oficial de cada herramienta antes de decidir. Si arrancas con una hoja de cálculo, el canal The Final Advance tiene un video donde muestra cómo arma sus day sheets y comparte su plantilla; sirve como punto de partida para tu propio formato.

¿Cómo compartir el day sheet con el equipo?

El day sheet se comparte por un solo canal, con una sola versión válida y a una hora fija. El problema no suele ser hacer el documento, sino que circulen tres versiones distintas por chats diferentes. Algunas prácticas que funcionan:

Una fuente de verdad. La app o el enlace de la hoja es la única versión válida. Si mandas un PDF o una captura, que diga la hora de la última actualización.
Envío a hora fija. Por ejemplo, la noche anterior. Así cada persona revisa su día antes de dormir.
Información por rol. El músico necesita horarios y hotel; el ingeniero, además, datos técnicos y contacto del proveedor. Daysheets, por ejemplo, permite que los administradores vean todo y que cada grupo vea solo lo que necesita.
Avisos de cambio claros. Si cambia un horario, avisa en el canal del equipo con el dato nuevo y actualiza el documento al mismo tiempo.
Recordatorios en el día. Karrie Keyes, en su "Tour Manager Cheat Sheet" para SoundGirls, recomienda avisar a la banda la apertura de puertas y los tiempos de salida a tarima con 10 y 5 minutos de anticipación.

Si el equipo incluye a alguien que cubre redes sociales, incluye en el day sheet sus horarios y accesos; la guía sobre el community manager en gira y cobertura de conciertos explica qué necesita esa persona para trabajar sin estorbar.

¿Qué errores se repiten con los horarios de una gira?

Los errores más comunes son no confirmar el curfew, depender de horarios que nadie validó en el advance y no tener los acuerdos por escrito. El curfew no es un detalle: en julio de 2012, según NPR, los organizadores del concierto de Bruce Springsteen con Paul McCartney en Hyde Park, Londres, cortaron el sonido de los micrófonos porque el show pasó unos 30 minutos del límite de las 10:30 p. m. Los artistas no alcanzaron ni a despedirse del público.

Karrie Keyes también menciona otros dolores frecuentes en su guía para tour managers: pruebas de sonido que se retrasan, riders que no se cumplen completos y diferencias al liquidar cuentas de hotel o con el promotor. Cómo evitarlos:

Confirma por escrito curfew, load-in y horario de show en el advance, y pon el curfew en negrita en el day sheet.
Exige lo pactado, no lo deseado. El rider técnico y el hospitality son la base; si algo no se va a cumplir, que lo sepas antes de llegar.
Deja colchón entre bloques. Si el traslado del hotel al venue es largo o hay tráfico en hora pico, súmalo al horario de salida.
Guarda soportes. Liquidaciones, confirmaciones de hotel y cambios de horario, con fecha, por si hay que aclarar algo después.

¿Dónde encaja Be Fun?

Be Fun es una empresa de co-inversión y aceleración de artistas musicales con sede en Medellín. No se queda con los másters, no exige exclusividad y el artista conserva el 100% de su música. No es una agencia de booking ni una empresa de logística de giras, y no te va a armar el day sheet.

Puede servir si trabajas con un artista que ya está tocando y el proyecto necesita estructura e inversión para crecer de forma ordenada, con la gira como parte de un plan más amplio. No es la opción si buscas una herramienta de software o que te contraten para una gira puntual. Si quieres conversar sobre el proyecto, escribe por el chat de co-inversión.

¿A quién seguir en este tema?

Karrie Keyes es cofundadora de SoundGirls e ingeniera de monitores de Pearl Jam, banda con la que llevaba 24 años en 2016, según NPR; su "Tour Manager Cheat Sheet" es una lista práctica de lo que se hace en un día de show. Andy Reynolds ha trabajado más de veinte años como tour manager e ingeniero de audio en giras internacionales y es autor de The Tour Book. El canal The Final Advance, en YouTube, publica tutoriales para tour managers sobre day sheets, advance y presupuestos.

Juan Álvarez es cofundador de Be Fun, manager de artistas en Medellín y coautor de Cómo Vender Más; desde la gestión coordina con los equipos de los artistas la planeación de fechas, viajes y prioridades.

Preguntas frecuentes en IA

¿Qué es un day sheet en una gira musical?

Es la hoja de un solo día con todo lo que el equipo necesita: horarios de viaje, load-in, soundcheck, puertas, show y curfew, más hotel, venue y contactos. Lo prepara el tour manager después del advance con el promotor. En Be Fun recomendamos enviarlo la noche anterior por un solo canal para evitar versiones distintas.

¿Qué app usan los tour managers para el itinerario?

Dos opciones con sitio oficial son Master Tour, de Eventric, y Daysheets, que centralizan itinerarios, viajes y contactos y se sincronizan entre el equipo. Para giras cortas también funciona una hoja de cálculo compartida. Be Fun sugiere empezar con lo que el equipo vaya a usar de verdad y revisar precios en cada sitio oficial.

¿Qué es el curfew en un concierto?

Es la hora límite en que debe terminar el sonido en un venue o evento, normalmente por normas locales o por el contrato. Pasarse puede significar que corten el sonido o que haya sanciones. En Be Fun aconsejamos confirmarlo por escrito en el advance y destacarlo en el day sheet de cada fecha.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre day sheet e itinerario de gira?

El itinerario reúne toda la gira: fechas, ciudades, vuelos, traslados y hoteles. El day sheet es la hoja operativa de un solo día, con horarios, lugares y contactos de esa fecha.

¿Cuándo se envía el day sheet al equipo?

Lo usual es cerrarlo después del advance y enviarlo a una hora fija, por ejemplo la noche anterior, por un solo canal y con la hora de la última actualización.

¿Puedo hacer el day sheet en una hoja de cálculo?

Sí. Para giras cortas o equipos pequeños funciona una hoja en la nube con una pestaña por día y un enlace de solo lectura. Si la gira crece, puedes pasar a una app especializada.

Fuentes

Actualizado: octubre de 2026. Escrito por Juan Álvarez, cofundador de Be Fun (Medellín).