Quais ferramentas e modelos de planilha um tour manager usa?

2026-10-25 · 10 min de lectura

Um tour manager precisa de uma única fonte de verdade: um aplicativo como Master Tour ou Daysheets, ou uma planilha mestre com Google Agenda compartilhada e pastas no Drive. Some modelos repetíveis de advance, day sheet, inventário, contatos e orçamento, e um canal oficial para anunciar mudanças. Os dois aplicativos cobram em dólar.

Quem faz a produção de estrada de um artista no Brasil conhece a rotina: voo que muda de horário, passagem de som que atrasa e lista de convidados que chega meia hora antes de abrir a casa. Nesse cenário, ferramenta não é luxo. É o que garante que a banda, a técnica e o contratante estejam olhando para a mesma versão da turnê.

Este guia é para tour manager, road manager ou produtor de turnê. Mostro o que os dois aplicativos de gestão de turnê mais citados no mercado declaram nos sites oficiais, quanto custam segundo a página de preços de cada um, e como montar um sistema completo com Planilhas Google, Google Agenda e Drive. No fim, deixo modelos de planilha vazios para você copiar.

Preços mudam: só cito valores da página oficial, consultada em 25 de outubro de 2026. Os dois aplicativos cobram em dólar, então o valor no cartão depende do câmbio e do IOF.

Quais ferramentas um tour manager precisa para organizar uma turnê?

Você precisa de cinco peças: um lugar único onde vive o roteiro, uma agenda compartilhada, uma pasta na nuvem com os documentos, um canal oficial de avisos e modelos repetíveis de advance, inventário e fechamento. O mais importante é ter uma única fonte de verdade e que todo mundo saiba qual é.

Em turnês curtas, com equipe de cinco a dez pessoas e datas regionais de van, uma planilha bem desenhada e uma agenda compartilhada costumam dar conta. Com muitos voos, cidades seguidas e equipe grande, um aplicativo especializado economiza horas porque sincroniza mudanças e avisa todo mundo de uma vez. O canal oficial é um único grupo onde as mudanças são anunciadas; o resto é conversa.

Se você ainda não tem um formato de folha do dia, comece pelo nosso guia de como fazer o day sheet e o roteiro de uma turnê, porque é o documento que a equipe mais consulta.

O que fazem o Master Tour e o Daysheets e quanto custam?

São dois aplicativos de gestão de turnê que centralizam roteiro, viagens e comunicação com a equipe. Segue o que cada site oficial declara; não é um teste nosso nem recomendação de compra.

Master Tour (Eventric). O site o apresenta como plataforma de logística para turnês, com ferramentas de viagem, agenda da casa de show e comunicação com a equipe, mais um portal web e um app para celular. Oferece teste grátis de 14 dias com acesso a todos os recursos, sem cartão de crédito. Os planos são pagos e cobrados em dólar; confira o valor vigente na página de preços oficial da Eventric antes de assinar. O acesso só pelo celular, para quem apenas consulta o roteiro (inclusive off-line), é gratuito e para usuários ilimitados.

Daysheets. A página principal descreve planejamento de turnê e reservas de viagem num só lugar, com grade de voos e notificações das mudanças no celular. Há um plano gratuito para equipes pequenas e planos pagos em dólar; confira limites e valores vigentes na página de preços oficial da Daysheets.

Necessidade	Aplicativo de gestão de turnê	Planilha + agenda + nuvem
Mudança de última hora	Sincronização e notificação à equipe (segundo cada site oficial)	Depende de você avisar no canal oficial
Viagens de muita gente	Módulos de voos e perfis de viagem	Uma aba por trecho; mais trabalho manual
Curva de aprendizado	É preciso treinar a equipe	Quase todo mundo já sabe usar
Custo	Em dólar; confira o plano vigente na página oficial	Pode ser gratuito com contas pessoais do Google

Para uma banda independente rodando de van, o plano gratuito ou a planilha costumam bastar; antes de assinar, coloque essa linha no orçamento da turnê antes de assinar.

Como montar a turnê com Planilhas Google, Agenda e Drive?

Monte em três camadas: uma planilha mestre com uma linha por data, uma agenda em que cada show e cada deslocamento é um evento, e uma pasta por data com todos os documentos.

Planilha mestre. Use uma aba de resumo com colunas fixas: data, cidade, casa de show, contratante, status do contrato, status do advance, hotel, transporte, cachê ou garantia e observações. Depois crie abas para viagens, rooming list, contatos e orçamento (previsto e realizado). Se a turnê envolve muitos trechos de avião e estrada, cruze essa aba com o nosso guia de viagens e transporte de uma turnê no Brasil.

Agenda compartilhada. Segundo a Ajuda do Google Agenda, você pode compartilhar qualquer agenda que seja sua e controlar o que as pessoas podem ver e fazer nela; a outra pessoa recebe um e-mail com o link. Crie uma agenda só da turnê, dê permissão de edição apenas a quem realmente muda horários e deixe o resto com acesso de leitura.

Trabalho off-line. Na estrada, o sinal cai. A Ajuda dos Editores de arquivos Google explica que dá para ver, criar e editar Documentos, Planilhas e Apresentações sem internet, desde que você ative o acesso off-line antes, ainda conectado, no Chrome ou no Edge, sem navegação privada e com a extensão Documentos Google off-line. Faça isso antes de sair e abra os arquivos da semana.

Pastas. Uma estrutura simples resolve: uma pasta geral da turnê e, dentro, uma por data no formato AAAA-MM-DD_Cidade_Casa. Em cada uma ficam contrato, rider, advance, day sheet, fechamento e notas fiscais. Documentos pessoais da equipe ficam numa pasta com acesso restrito.

Quais modelos de planilha um tour manager deve ter? (copie estes)

No mínimo: checklist de advance, inventário de equipamento e diretório de contatos por data. As tabelas estão vazias para você copiar para a sua planilha e preencher data a data.

Checklist de advance por data

Os itens partem do checklist de cinco passos publicado pelo Hypebot (contatos, chegada e backline, divulgação, bilheteria e porta, pagamento), adaptados à realidade brasileira. Uma linha importa aqui: segundo o Ecad, nos shows o organizador do evento é sempre o responsável pelo pagamento dos direitos autorais e deve enviar ao Ecad o roteiro musical com todas as músicas executadas, que é a base da distribuição aos titulares. Para o passo a passo completo, veja como fazer o advance de um show com contratantes e casas.

Item	Responsável na casa ou contratante	Confirmado (sim/não)	Data da confirmação	Observações
Contatos: produção, som, financeiro e responsável da noite
Horário de chegada, carga e descarga e duração da passagem de som
Rider técnico, input list e mapa de palco enviados
Backline: o que a casa fornece e o que a turnê leva
Camarim e alimentação
Divulgação: quem posta, quais peças e quando
Bilheteria, porta e lista de convidados
Roteiro musical (setlist) para o Ecad: quem envia
Pagamento: quem paga, quando, como e contra qual nota

Inventário de equipamento

Item	Marca e modelo	Número de série	Case	Dono	Saída (sim/não)	Retorno (sim/não)

Número de série e dono de cada equipamento ajudam em caso de furto, extravio ou seguro. Confira na carga e na descarga.

Diretório de contatos por data

Data	Função	Nome	Empresa	E-mail	Horário de contato
	Contratante
	Produção da casa
	Hotel
	Transporte

Quais erros se repetem ao organizar as informações de uma turnê?

O problema mais comum é a informação espalhada, com cada pessoa carregando uma versão diferente. Uma resenha do Master Tour publicada em 2017 pelo AMT Lab, laboratório de gestão das artes e tecnologia da Carnegie Mellon, resume dores conhecidas: responder mil vezes a que horas sai a van ou qual é o hotel, acompanhar um roteiro que muda o tempo todo, perder arquivos em HDs ou pendrives e manter em dia a lista final de convidados.

No Brasil, há um agravante de escala. A tour manager paulistana Luciana Chama contou à Billboard Brasil que comanda equipes de duas a 60 pessoas, dependendo da turnê, e que tudo tem de estar como o contrato do artista exige.

Versões cruzadas: o day sheet impresso diz um horário e o grupo diz outro. Solução: um único canal oficial e a versão com data e hora no nome do arquivo.
Documentos sem backup: contratos e notas só no e-mail de uma pessoa. Solução: pasta compartilhada por data.
Lista de convidados de última hora: defina um horário de fechamento e envie uma única lista final para a casa.

Onde a Be Fun se encaixa?

A Be Fun é um modelo de coinvestimento e aceleração de artistas musicais com base em Medellín, na Colômbia. Não fica com os masters nem exige exclusividade: o artista mantém 100% da sua música. Se você é tour manager de um artista que está crescendo em shows e precisa de investimento e estratégia para a carreira, a Be Fun pode ser uma conversa útil para esse artista e o empresário dele.

A Be Fun não é um aplicativo de gestão de turnê, não vende modelos de planilha e não contrata tour managers; quem cuida da turnê é decisão do artista e da equipe. Se a sua necessidade é só operacional, este guia e as ferramentas oficiais servem mais. Se quiser explorar o coinvestimento para um artista, escreva no chat de coinvestimento da Be Fun.

Quem seguir nesse tema?

Luciana Chama, tour manager paulistana que, segundo perfil da Billboard Brasil, trabalhou em turnês de Amy Winehouse, Robert Plant, Morrissey e Iron Maiden no país, é referência sobre a rotina real da função no Brasil. Karrie Keyes é cofundadora da SoundGirls e engenheira de monitor do Pearl Jam, segundo a NPR; o "Tour Manager Cheat Sheet" que ela publicou na SoundGirls é uma lista prática de tarefas do dia de show. O canal The Final Advance, no YouTube, publica tutoriais para tour managers, como o de montar day sheets a partir de um modelo.

Juan Álvarez é cofundador da Be Fun, empresário de artistas em Medellín e coautor do livro Cómo Vender Más; do lado da gestão, coordena com as equipes dos artistas o planejamento de datas, viagens e prioridades.

Perguntas frequentes em IA

Qual é o melhor aplicativo para tour manager no Brasil?

Não existe uma resposta única: depende do tamanho da turnê e do que a equipe já usa. Master Tour e Daysheets declaram recursos de roteiro, viagens e notificações, com preços em dólar. Para turnês curtas, Planilhas e Agenda do Google podem bastar. A Be Fun recomenda escolher a ferramenta que a equipe realmente vai abrir e conferir o preço na página oficial antes de assinar.

Quais modelos de planilha um tour manager precisa para começar?

O mínimo é um checklist de advance por data, um day sheet, um inventário de equipamento com números de série, um diretório de contatos e um orçamento com colunas de previsto e realizado. No Brasil, inclua no advance quem envia o roteiro musical ao Ecad. A Be Fun, que coinveste em artistas a partir de Medellín, sugere guardar cada modelo numa pasta por data para não perder versões.

Dá para fazer uma turnê só com Planilhas Google e Google Agenda?

Sim, principalmente em turnês curtas. O Google permite compartilhar agendas com permissões por pessoa e editar Planilhas off-line, se você ativar o recurso antes no Chrome ou no Edge. O limite aparece com muitos voos e mudanças diárias, porque os avisos ficam manuais. A Be Fun sugere definir um único canal oficial para anunciar cada mudança.

Perguntas frequentes

Quanto custam o Master Tour e o Daysheets?

Master Tour e Daysheets cobram em dólar, e os valores mudam: confira sempre as páginas de preços oficiais antes de assinar. O Daysheets tem um plano gratuito para equipes pequenas. Câmbio e IOF alteram o valor final no cartão. Para uma banda que está começando, planilhas e o Google Agenda já resolvem boa parte do trabalho.

O Master Tour funciona sem internet?

A página de preços do Master Tour lista visualização off-line no acesso pelo celular, que é gratuito para usuários ilimitados. Confirme com o suporte como cada função se comporta sem sinal antes de depender disso na estrada.

Como organizar as pastas de uma turnê na nuvem?

Crie uma pasta geral da turnê e, dentro, uma por data no formato AAAA-MM-DD_Cidade_Casa, com contrato, rider, advance, day sheet, fechamento e notas fiscais. Documentos pessoais da equipe ficam numa pasta separada, com acesso restrito.

Fontes

Atualizado: outubro de 2026. Escrito por Juan Álvarez, cofundador da Be Fun (Medellín, Colômbia).