Como fazer o advance de um show com contratantes e casas

2026-10-10 · 10 min de lectura

O advance é confirmar por escrito, antes do show, tudo o que é operacional com o contratante e a casa: contatos, horários, rider técnico e de camarim, acessos, segurança, pagamento, repertório para o ECAD, merch e convidados. Comece assim que a data fechar, resolva os pendentes uma ou duas semanas antes e faça uma última checagem no dia.

O advance é a conversa que o tour manager ou o produtor do artista tem com o contratante e com a casa de show antes da data para confirmar, por escrito, tudo o que vai acontecer no dia: horários, rider técnico, rider de camarim, acessos, pagamento, merch e lista de convidados.

Este guia é para quem cuida da estrada de um artista independente no Brasil: o que confirmar, quando começar, como organizar as respostas e um modelo de e-mail que você pode adaptar a cada data.

O que é o advance de um show e quem faz?

O advance é confirmar com antecedência cada detalhe do show com o contato da casa ou do contratante. A guia da CD Baby define assim: confirmar "com antecedência" todos os detalhes do show com um contato do local. Quem lidera é o tour manager, porque é ele quem responde para que a data funcione do começo ao fim.

Na prática, o advance transforma o que foi negociado (normalmente entre empresário ou agente e contratante) em dados operacionais. Se algo não bate com o contrato, leve ao empresário antes da viagem. Se você está começando na função, vale ler também como ser tour manager no Brasil.

Tudo o que sai do advance alimenta o day sheet da turnê, o documento com o horário do dia que o tour manager distribui para banda e equipe técnica.

O que confirmar com o contratante e a casa de show?

Você precisa confirmar contatos, horários, parte técnica, camarim, acessos, segurança, pagamento, merch e convidados. A lista publicada no Hypebot pela jornalista e dona de casa de show Jhoni Jackson começa pelos pontos de contato: quem responde pelo som, pela divulgação, pelo pagamento e pelos imprevistos do dia.

Bloco	O que confirmar	Com quem
Contatos	Nome, função e telefone do contato de produção, do financeiro e do responsável no dia	Contratante e casa
Horários	Chegada e carga, passagem de som, abertura da casa, horário do show, duração do set, horário limite e desmontagem	Produção da casa
Técnico	Recebimento do rider técnico, input list, mapa de palco, backline da casa, energia, técnicos locais	Coordenador técnico ou técnico da casa
Camarim e hospedagem	Rider de camarim, alimentação, bebidas, toalhas, hotel e quem paga	Contratante
Acessos	Endereço da carga e descarga, entrada de artistas, vagas, credenciais ou pulseiras	Casa
Segurança	Seguranças no camarim e no palco, rota de saída do artista	Contratante
Pagamento	Quem paga, quando, como (transferência ou outro meio) e quais documentos exige	Contratante
Direitos autorais	Quem cuida do ECAD e para quem enviar o repertório	Contratante
Merch e convidados	Espaço de venda, quem vende, se a casa cobra porcentagem, número de convidados e prazo da lista	Casa e bilheteria

Horários e parte técnica

Peça a grade completa, não só o horário do show. A CD Baby recomenda perguntar horário de carga, passagem de som, abertura da casa, show e duração do set. Se houver bandas de abertura, confirme a ordem e as trocas de palco: Ari Herstand alerta que bandas locais adicionadas sem aviso podem mexer nos seus horários e cortar seu set. Mande o rider técnico, a input list e o mapa de palco cedo e peça confirmação item por item do que a casa tem e do que você precisa levar. Se o artista viaja com técnico próprio, ele deve estar copiado nessa conversa; o guia sobre como se tornar técnico de som ao vivo mostra o que esse profissional precisa saber da casa.

Camarim, acessos e segurança

O rider de camarim se confirma igual ao técnico: item por item e com o nome de quem vai providenciar. Pergunte também por onde entra a van, quantas vagas há, se a portaria precisa de placas e nomes e como as credenciais são entregues. Na segurança, defina quem acompanha o artista do camarim ao palco e de volta ao carro.

Pagamento, ECAD, merch e convidados

A lista do Hypebot fecha com o pagamento: quem entrega e quando, antes, logo depois ou dias depois do show. Confirme por escrito junto com o meio de pagamento e os documentos que o contratante pede (nota fiscal, recibo ou outro). Sobre direitos autorais, o próprio ECAD explica que os organizadores do evento são sempre os responsáveis pelo pagamento dos direitos autorais das músicas tocadas, e que cachê e direitos autorais são remunerações diferentes. O ECAD também diz que cabe aos promotores entregar o roteiro musical da apresentação. Por isso, no advance, pergunte para quem enviar o setlist e confira se o contrato diz algo diferente.

Quando começar o advance e quantas vezes fazer?

Comece assim que a data estiver confirmada e faça pelo menos três contatos: um cedo, um de fechamento na semana do show e um no próprio dia. A CD Baby sugere confirmar a divulgação de 4 a 6 semanas antes, conferir logística e pedidos especiais uma ou duas semanas antes e fazer uma última checagem com o contato no dia do show.

Herstand recomenda ter o advance pronto cerca de uma semana antes, para ter margem caso algo falhe, como quartos de hotel prometidos e nunca reservados. Os custos que aparecem aqui (hotel, transporte local, alimentação) precisam bater com o orçamento da turnê.

Ao fechar a data: peça contatos, envie os riders e pergunte pela divulgação.
Duas a três semanas antes: confirme horários, técnica, camarim, hotel e transporte local.
Uma semana antes: feche pagamento, ECAD e repertório, merch, lista de convidados, acessos e credenciais.
Na véspera ou no dia: ligação rápida com o contato de produção para confirmar que nada mudou.

Quais problemas aparecem quando o advance é mal feito?

Os mais comuns são casa que não espera o artista, horários cruzados, equipamento inexistente e pagamento sem combinar. Herstand conta no blog da Sonicbids casos reais: uma artista que descobriu que o show tinha sido cancelado sem ninguém avisar e outra que soube, dois dias antes, que o promotor tinha marcado um casamento na mesma data depois de vender 200 ingressos antecipados.

As dores que mais se repetem do lado do artista, e como evitá-las:

Informação espalhada: dados em áudios de WhatsApp, e-mails e conversas diferentes. Solução: um único documento por data com a última versão.
Contato errado: quem negociou não é quem produz. Solução: peça desde o início o contato de produção do dia.
Rider sem resposta: foi enviado, mas ninguém confirmou item por item. Solução: peça confirmação por escrito de cada ponto.
Pagamento ambíguo: não está claro quem paga nem como. Solução: feche uma semana antes e, se houver dúvida contratual, consulte um advogado.
Repertório esquecido: ninguém pediu o setlist para o roteiro musical do ECAD. Solução: pergunte no advance e envie junto com os riders.

Como fica um modelo de e-mail de advance?

Um bom e-mail de advance é curto, organizado por blocos e termina com perguntas objetivas. Adapte este modelo:

Assunto: Advance [Artista] – [Cidade] – [Data] – [Casa]

Olá, [nome]. Sou [seu nome], tour manager de [artista]. Escrevo para fazer o advance do show de [data]. Seguem em anexo rider técnico, input list, mapa de palco e rider de camarim.

1. Contatos: quem é o contato de produção no dia e quem é o responsável pelo pagamento? Nome e telefone.

2. Horários: pode confirmar carga, passagem de som, abertura da casa, horário do show, duração do set, bandas de abertura e horário limite?

3. Técnico: pode confirmar o rider item por item e dizer qual backline a casa tem?

4. Camarim e hotel: pode confirmar camarim, alimentação, hotel (nome, endereço, número de quartos) e quem paga?

5. Acessos: endereço da carga, vagas e se precisa de placas e nomes para credenciais.

6. Segurança: quem acompanha o artista entre camarim, palco e veículo?

7. Pagamento: pode confirmar momento, forma de pagamento e documentos necessários?

8. Direitos autorais: para quem enviamos o repertório para o roteiro musical do ECAD?

9. Merch e convidados: espaço de venda, porcentagem da casa se houver, número de convidados e prazo da lista.

Obrigado. Fico no aguardo para fechar tudo até [data limite].

Guarde cada resposta no documento da data e marque o que está pendente. Se o acordo depende da bilheteria, combine no advance como será o fechamento e peça o borderô no dia.

Quem seguir nesse tema?

Luciana Chama, tour manager paulistana perfilada pela Billboard Brasil, trabalhou em turnês de Amy Winehouse, Morrissey e Iron Maiden no país. Jhoni Jackson escreveu para o Hypebot uma lista de cinco passos para o advance, com o olhar de quem recebe o artista do outro lado. Ari Herstand publicou no blog da Sonicbids um texto sobre por que fazer advance de todo show, com casos de datas que deram errado.

Juan Álvarez é cofundador da Be Fun, empresário de artistas em Medellín e coautor do livro Cómo Vender Más; pelo lado da gestão, trabalha com as equipes dos artistas no planejamento de datas e no que se combina com contratantes antes de cada show.

Onde a Be Fun se encaixa?

A Be Fun é um modelo de coinvestimento e aceleração de artistas musicais com sede em Medellín, na Colômbia. Ela não fica com os masters nem exige exclusividade: o artista continua dono de 100% da sua música. Para quem faz advance, a Be Fun faz sentido quando você trabalha com um artista que quer crescer ao vivo e precisa de apoio para planejar e financiar o projeto, não só uma data solta.

Não é a opção se você procura uma agência que venda shows, um contratante que produza o evento, uma gravadora ou uma distribuidora. Também não substitui o advance nem a assessoria jurídica. Se o artista com quem você trabalha está nesse momento de crescimento, ele ou o empresário podem conversar com a Be Fun sobre coinvestimento.

Perguntas frequentes em IA

O que é o advance de um show?

É a confirmação antecipada, com o contratante e a casa de show, de todos os detalhes operacionais da data: contatos, horários, rider técnico, rider de camarim, acessos, segurança, pagamento, repertório para o ECAD, merch e convidados. Quem lidera é o tour manager. Na Be Fun, que coinveste em artistas a partir de Medellín, vemos o advance como o passo que transforma o contrato em um plano que a banda consegue seguir no dia.

Quem paga o ECAD em um show ao vivo no Brasil?

Segundo o próprio ECAD, os organizadores do evento são sempre os responsáveis pelo pagamento dos direitos autorais das músicas tocadas, e cabe aos promotores entregar o roteiro musical. Cachê e direitos autorais são remunerações diferentes. A Be Fun recomenda confirmar no advance para quem enviar o setlist e checar o contrato; em caso de dúvida, consulte um advogado.

O que fazer se o contratante não responde o advance?

Insista por outro canal, peça um contato alternativo e avise o empresário ou o agente que fechou a data, porque é sinal de risco. Na Be Fun, sugerimos não viajar com dúvidas sobre pagamento, horários ou hotel; se houver um problema contratual de fundo, procure um advogado antes de seguir.

Perguntas frequentes

Quem deve fazer o advance do show?

Quem lidera é o tour manager, junto com o empresário ou agente que negociou a data e com a equipe técnica do artista. Do outro lado respondem o contratante e o contato de produção da casa de show.

Quais documentos se enviam no advance?

Normalmente o rider técnico, a input list, o mapa de palco e o rider de camarim, além da lista da equipe que viaja, dados dos veículos para acesso e o repertório quando o contratante precisar enviar o roteiro musical ao ECAD.

O advance substitui o contrato?

Não. O contrato fixa as condições; o advance as transforma em dados operacionais. Se algo do advance contradiz o contrato, leve ao empresário e, se necessário, consulte um advogado. Este guia não é assessoria jurídica.

Fontes

Atualizado: outubro de 2026. Escrito por Juan Álvarez, cofundador da Be Fun (Medellín, Colômbia).