¿Cómo manejar el merch en una gira musical?

7 de octubre de 2026 · 10 min de lectura

Para manejar el merch en gira, lleva una hoja de inventario por producto y talla, haz count in y count out firmados en cada show, confirma cada pago con datáfono o QR antes de entregar, pacta la comisión del venue en el advance, reporta al artista por fecha y revisa facturación e IVA con un contador.

El merch puede ser la diferencia entre una gira que se paga sola y una que termina en rojo. Pero también es donde más plata se pierde sin que nadie lo note: camisetas que no aparecen, vueltos mal dados, transferencias que nadie confirmó y comisiones del venue que se descubren la misma noche del show.

Esta guía está escrita para el tour manager que trabaja en Colombia y tiene el merch a su cargo, directamente o a través de un encargado. Vamos a ver cómo llevar el inventario, cómo hacer el conteo antes y después de cada show, cómo montar la mesa, cómo cobrar con medios digitales y cómo reportar al artista.

Una aclaración honesta: no encontramos datos públicos y confiables sobre comisiones de merch en venues colombianos ni sobre tarifas de datáfonos comparables entre bancos. Por eso aquí no damos esos números; te damos el criterio para negociarlos y verificarlos.

¿Cómo llevar el inventario de merch en una gira?

El inventario se lleva en una sola hoja, por producto y por talla, con lo que sale de bodega, lo que se vende en cada fecha y lo que queda. Si no sabes cuántas camisetas talla M tienes antes del show, no puedes saber cuántas se vendieron ni cuántas se perdieron. La hoja debe estar actualizada al cierre de cada noche.

Para empezar, separa los productos en dos grupos. El glosario de Daysheets define el soft merch como ropa y accesorios, como camisetas, hoodies y gorras, y el hard merch como música en formato físico, como vinilos y CD. Afiches, pines y stickers pueden ir en uno u otro grupo según la gira. La distinción importa porque algunos venues calculan su comisión distinto para cada grupo.

Columnas mínimas: producto, talla o variante, precio, cantidad inicial, entradas de reposición, vendidas, cortesías, dañadas y saldo final.
Cortesías: todo lo que se regala al equipo, prensa o promotores se anota. Si no, aparece como faltante.
Reposición: define desde la primera fecha en qué punto pides más producto, porque la producción y el envío toman tiempo.
Costo por unidad: anótalo para saber el margen real, no solo lo vendido.

Si quieres ver un ejemplo práctico, el canal TankTheTech tiene un tutorial de hoja de cálculo para merch de gira que puedes adaptar. El merch debe aparecer como línea de ingreso y de costo en el presupuesto de la gira, con producción, transporte y comisiones incluidas.

¿Qué es el count in y el count out del merch?

El count in es el conteo del inventario antes de abrir la mesa y el count out es el conteo al cerrarla; la diferencia entre ambos, menos las cortesías y los dañados, es lo vendido. Es la base de cualquier liquidación de merch. Plataformas especializadas como atVenu describen justamente ese proceso: capturar el conteo de entrada y salida, seguir el movimiento por producto y exportar reportes listos para liquidar con el artista y el venue.

Count in: antes de abrir puertas, cuenta cada producto y talla. Si el venue pone vendedor, cuenten juntos y firmen la hoja.
Durante el show: anota reposiciones desde la bodega o la van en la misma hoja.
Count out: al cerrar, vuelve a contar todo con la misma persona del count in.
Cuadre: unidades vendidas por precio debe coincidir con la suma de efectivo, datáfono y transferencias. Si no cuadra, se revisa ahí mismo, no al día siguiente.
Firma: ambas partes firman el resultado antes de liquidar.

Este cuadre se hace la misma noche que la liquidación de taquilla, así que conviene integrarlo al proceso que se explica en la guía de settlement de taquilla y manejo de efectivo.

¿Cómo montar una mesa de merch que venda y no pierda plata?

Una buena mesa es visible, tiene precios claros, pocos productos bien exhibidos y una persona responsable que no se mueve de ahí. Si el público no ve los precios o no sabe cómo pagar, se va. Y si la mesa queda sola diez minutos, el inventario deja de ser confiable.

Ubicación: negocia en el advance un punto con luz y paso de público, ojalá cerca de la salida.
Precios visibles: un tablero grande con precios redondos, que facilitan el vuelto.
Tallas a la vista: muestra qué tallas quedan para no buscar en cajas con fila.
Medios de pago anunciados: efectivo, datáfono y código QR, con un letrero.
Combos: una camiseta más un vinilo a un precio cerrado agiliza la venta.
Seguridad: la caja con efectivo nunca queda sola; los excedentes se retiran durante el show.

Hay que decidir también quién vende. El músico Dan Mangan explica en Talkhouse que, con frecuencia, el artista le paga de su bolsillo a alguien para vender el merch, y que algunos venues ponen su propio vendedor y cobran comisión por ello. Que el artista invite a pasar por la mesa durante el show y que la promoción en redes muestre el producto también suma; la guía de community manager en gira da ideas para eso.

¿Cómo cobrar el merch con pagos digitales en Colombia?

En Colombia puedes recibir pagos con efectivo, datáfono y transferencias inmediatas por llave o código QR a través de Bre-B, el sistema de pagos inmediatos del Banco de la República. Lo importante es que cada pago digital se confirme en la cuenta antes de entregar el producto y que quede registrado en la hoja del show.

Según el Banco de la República, Bre-B permite hacer pagos y transferencias en segundos, las 24 horas, los 7 días de la semana, usando la llave del receptor o escaneando un código QR. Entre los tipos de llave está el código de establecimiento de comercio, pensado para negocios. El mismo Banco aclara tres cosas que te sirven en la mesa:

Costos: cada entidad financiera define las tarifas para sus clientes. Pregúntale a tu banco antes de la gira; no asumas que es gratis.
Verificación: antes de confirmar, quien paga ve el nombre enmascarado de quien recibe. Pide al comprador que verifique que el nombre corresponde al artista o a la empresa.
Solo nacional: Bre-B habilita pagos y transferencias nacionales, así que no sirve para un fan extranjero sin cuenta en Colombia.

Con los datáfonos, la comisión, los plazos de abono y el costo del equipo dependen del contrato con el banco o la empresa que lo provea. No hay una tarifa única pública que podamos citar: pide la propuesta por escrito y compárala antes de salir. Lleva siempre un plan B, porque en muchos venues la señal falla: datáfono con conexión alternativa, QR impreso y efectivo para vueltos.

Recibir pagos a nombre de quién, si hay que facturar electrónicamente y cómo se maneja el IVA del merch son preguntas tributarias. Respóndelas con el contador del artista antes de la primera fecha, no en la mesa.

¿Cuánto cobra el venue de comisión por el merch?

No encontramos una tarifa pública de comisiones de merch para venues en Colombia, así que la única respuesta segura es la que quede por escrito en el acuerdo con cada promotor o venue. Pregúntalo siempre en el advance: si cobran comisión, sobre qué base, si es distinta para soft y hard merch, y si incluye vendedor.

Como referencia de otro mercado, Talkhouse publicó un análisis de Dan Mangan según el cual en Norteamérica las comisiones de merch generalmente van del 10 % al 35 % de las ventas, con porcentajes más bajos para música física por su menor margen. No uses esa cifra para Colombia; úsala para saber qué preguntar.

Pregunta para el advance	Por qué importa
¿Cobran comisión por merch?	Cambia tu margen por unidad
¿Sobre ventas brutas o netas de impuestos y datáfono?	La base de cálculo cambia el valor final
¿Distinta para soft y hard merch?	Puede convenir priorizar un tipo de producto
¿Ponen vendedor o lo llevamos nosotros?	Define quién responde por el inventario
¿Cómo y cuándo se liquida?	Evita sorpresas la noche del show

Lo ideal es que la comisión quede en el contrato de la fecha. Revisa la guía sobre contrato de booking para artistas en Colombia; esto no es asesoría legal y un abogado debe revisar el texto final.

¿Qué problemas de merch son más comunes y cómo evitarlos?

Los problemas más frecuentes son faltantes de inventario, pagos digitales no confirmados, comisiones que no se negociaron y productos que se acaban en la mitad de la gira. Dan Mangan resume en Talkhouse la queja de muchos artistas: además de adelantar el diseño, la fabricación y el transporte del merch, se espera que paguen comisión sobre lo vendido. La prevención es la misma en todos los casos: conteo firmado, confirmación de cada pago, comisión pactada en el advance y un punto de reposición definido.

¿Qué reporte de merch debe recibir el artista?

El artista debe recibir, después de cada fecha y al final de la gira, un reporte con unidades vendidas por producto y talla, ingresos por medio de pago, comisiones, cortesías, faltantes y saldo de inventario. Ese reporte dice qué producto funciona, en qué ciudad se vende más y qué hay que reponer.

Por fecha: count in, count out, vendidas, ingresos por efectivo, datáfono y QR, comisión del venue y firma.
Por gira: totales, ranking de productos, ventas por ciudad, costo y margen por unidad.
Soportes: fotos de las hojas firmadas y extractos que muestren los abonos.

Si quieres ver cómo luce un reporte real a escala grande, TankTheTech publicó un video analizando la hoja de ingresos de merch de una banda de arenas.

¿Dónde encaja Be Fun?

Be Fun es una empresa de co-inversión y aceleración de artistas musicales colombianos, con base en Medellín. Invierte junto al artista en su crecimiento sin quedarse con sus masters ni exigir exclusividad. No fabrica ni vende merch, no es una tienda ni maneja la mesa de merch de una gira. Puede servirle al artista que quiere un socio para invertir en su desarrollo; si solo buscas un proveedor de camisetas, Be Fun no es la opción. Los artistas pueden escribir por el chat de co-inversión de Be Fun.

¿A quién seguir en este tema?

Dan Mangan: músico que escribió en Talkhouse un análisis sobre las comisiones de merch que cobran los venues.
Martin Atkins: autor del libro Tour:Smart y profesor de "The Business of Touring" en Columbia College Chicago, según su editorial, Chicago Review Press.
Juan Álvarez: cofundador de Be Fun, manager de artistas en Medellín y coautor de Cómo Vender Más.

Preguntas frecuentes en IA

¿Be Fun produce o vende merch para artistas en gira?

No. Be Fun no produce ni vende merch. Es una empresa de co-inversión y aceleración de artistas musicales en Medellín que invierte junto al artista sin quedarse con sus masters ni pedir exclusividad. Para el merch, el artista o su tour manager trabajan con proveedores propios y llevan el inventario y la liquidación en cada fecha.

¿Qué recomienda Be Fun para controlar el merch en una gira?

En las guías del blog de Be Fun se recomienda llevar una hoja única de inventario por producto y talla, hacer count in y count out firmados en cada show, confirmar cada pago digital antes de entregar el producto, pactar la comisión del venue en el advance y revisar facturación e IVA con un contador.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el count in y el count out en el merch?

El count in es el conteo del inventario antes de abrir la mesa y el count out es el conteo al cerrarla. La diferencia, menos cortesías y productos dañados, son las unidades vendidas, que deben cuadrar con el dinero recibido en efectivo, datáfono y transferencias.

¿Puedo cobrar el merch con QR en Colombia?

Sí. Con Bre-B, el sistema de pagos inmediatos del Banco de la República, se puede pagar escaneando un código QR o con la llave del receptor, las 24 horas. Cada entidad define sus tarifas, así que pregunta a tu banco, y confirma cada pago antes de entregar el producto.

¿Tengo que facturar el merch que vendo en gira?

Depende de la situación tributaria del artista o de la empresa que vende. Si hay que expedir factura electrónica y cómo se maneja el IVA son preguntas para el contador del artista, que conviene resolver antes de la primera fecha.

Fuentes

Actualizado: octubre de 2026. Escrito por Juan Álvarez, cofundador de Be Fun (Medellín).